[HÀ NỘI] NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ HÀNG NHẬP
Hàng Nhập Location: Ha Noi Posted date: Apr 08, 2024
Hàng Nhập Location: Ha Noi Posted date: Apr 08, 2024
| I. Thông tin chung về vị trí | ||||||||||||||
| Vị trí: Nhân viên chứng từ | Mã vị trí: | |||||||||||||
| Phòng ban: Hàng Nhập | Cấp bậc: Nhân viên | |||||||||||||
| Địa điểm làm việc: Hà Nội | Người soạn: Phạm Thị Thùy Trang | |||||||||||||
| II. Mục đích (Chỉ ra 3-5 mục đích chính của vị trí) | ||||||||||||||
| - Làm các công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới chứng từ phòng hàng nhập | ||||||||||||||
| - Theo dõi lịch trình hàng hóa và cập nhật, giải đáp thắc mắc của Khách hàng | ||||||||||||||
| - Kết hợp với các BP liên quan để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho Khách hàng | ||||||||||||||
| - Báo cáo cho TBP, Phó GĐVP và GĐVP | ||||||||||||||
| - Thực hiện các nhiệm vụ khác nếu có theo yêu cầu của TBP, Phó GĐVP và GĐVP. | ||||||||||||||
| III. Mô tả công việc | ||||||||||||||
| # | Hạng mục công việc | Tỉ trọng | Các nhiệm vụ chính | |||||||||||
| 1 | Nhận chứng từ lô hàng | 10% | - Nhận pre-alert từ CSV hoặc Agent - Kiểm tra các thông tin trên vận đơn - Theo dõi hàng về cũng như A/N từ hãng tàu, kho hàng. |
|||||||||||
| 2 | Làm hàng theo quy trình | 40% | - Mở file - Khai Manifest và nhận A/N từ hãng tàu với hàng sea, nhận A/N từ kho hàng với hàng air - Gửi A/N và hóa đơn cước scan cho Khách hàng, và cho bộ phận log nếu làm hàng - Gửi hướng dẫn giao lệnh/ làm hàng cho các BP liên quan - Nhập costing hãng tàu và gửi hướng dẫn thanh toán local charges, gia hạn lệnh với hãng tàu cho kế toán, theo dõi thanh toán - Lấy EDO hãng tàu - Phát lệnh cho khách - Kiểm tra thực tế khai thác hàng về với kho - Gửi POD, debit note cho agent với hàng DDU/DDP/DAP,... - Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ Khách hàng |
|||||||||||
| 3 | Close file | 20% | - Nhập costing hãng tàu, debit note agent và selling/ other debit (nếu có) - Rà soát kiểm tra costing/selling/ profit của file |
|||||||||||
| 4 | Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới chứng từ | 10% | - Liên hệ hãng tàu trong trường hợp cont sửa chữa, cont có vấn đề - Sửa đổi, bổ sung Manifest - Công văn bổ sung HAWB, dán nhãn, yêu cầu khai thác hàng nhanh, yêu cầu bảo quản lạnh/ cắt lạnh… - Liên hệ hãng tàu hỗ trợ Bộ phận trucking trả rỗng nếu cần |
|||||||||||
| 5 | Báo cáo và đánh giá | 10% | - Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo tháng theo yêu cầu của TBP - Đánh giá các công việc phát sinh trong tuần, trong tháng và đưa ra các kiến nghị, đề xuất, giải pháp nếu có - Làm báo cáo tự đánh giá theo quý/năm |
|||||||||||
| 6 | Các nhiệm vụ khác | 10% | - Tham giao đào tạo theo yêu cầu của Công ty - Các nhiệm vụ khác trong phạm vi công việc theo yêu cầu của TBP/GĐVP/Công ty - Hỗ trợ các đồng nghiệp khác trong phòng trong thời gian nghỉ sinh, nghỉ phép,... - Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới khi cần - Làm đăng ký/ công văn/ ủy quyền gửi kho hàng, hãng tàu, coloader hàng năm - Phát lệnh hộ các VP khác |
|||||||||||
| IV. Quan hệ báo cáo | ||||||||||||||
| Báo cáo trực tiếp | Phó Phòng và Trưởng Phòng hàng nhập | |||||||||||||
| Báo cáo gián tiếp | Phó GĐ và GĐVP | |||||||||||||
| Quản lý trực tiếp | ||||||||||||||
| V. Các mối quan hệ bên trong, bên ngoài | ||||||||||||||
| Bên trong | Bên ngoài | |||||||||||||
| - Phó GĐVP, GĐVP; - Phó phòng, Trưởng Phòng; - Nhân viên CSV/ Docs trong phòng; - Các phòng ban khác; |
- Agent, hãng tàu, coloader, airlines; - Khách hàng; - Hải quan, kho hàng, các VP khác; - Các đối tác khác; |
|||||||||||||
| VI. Yêu cầu | ||||||||||||||
| Học vấn, Kinh nghiệm: | ||||||||||||||
| - Trình độ: Đại học, chuyên ngành Kinh tế ngoại thương, Logistics; | ||||||||||||||
| - Có kinh nghiệm 6 tháng đến 1 năm ở vị trí tương đương, đã làm hàng nhập | ||||||||||||||
| Kiến thức: | ||||||||||||||
| - Có kiến thức về ngành nghề giao nhận vận tải trong nước và quốc tế. | ||||||||||||||
| - Có kiến thức về Incoterms, thanh toán quốc tế, bảo hiểm hàng hóa trong vận tải quốc tế. | ||||||||||||||
| Kỹ năng & Năng lực | ||||||||||||||
| - Tiếng Anh: Toeic 550 trở lên hoặc trình độ tương đương; | ||||||||||||||
| - Trình độ Tin Học: thành thạo Word/ Excel, soạn thảo văn bản, sử dụng thành thạo máy vi tính, email và các công cụ làm việc trên máy tính | ||||||||||||||
| - Có kỹ năng về dịch vụ khách hàng | ||||||||||||||
| - Kỹ năng giao tiếp, đàm phán với các đại lý nước ngoài, nhà thầu phụ và các bên cơ quan hữu quan. | ||||||||||||||
| - Kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học; | ||||||||||||||
| - Kỹ năng lắng nghe, giải quyết vấn đề, thuyết phục, xoa dịu khách hàng | ||||||||||||||
| - Có khả năng chịu áp lực | ||||||||||||||
| - Yêu cầu làm việc ngoài giờ | ||||||||||||||
