Bee Logistics

[HN] NHÂN VIÊN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG HÀNG NHẬP - HÀNG NHÀ MÁY
Chứng từ / Chăm sóc Khách hàng Location: Ha Noi Posted date: Jan 27, 2023

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

I. Thông tin chung về vị trí

Vị trí: Nhân viên chăm sóc Khách Hàng

Mã vị trí:

Phòng ban: Hàng Nhập

Cấp bậc: Nhân viên

Địa điểm làm việc: Hà Nội

Người soạn: Phạm Thị Thùy Trang

II. Mục đích (Chỉ ra 3-5 mục đích chính của vị trí)

- Làm các công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới giá đầu vào, booking, giao dịch vận chuyển hàng hóa nhập khẩu với Khách hàng nhà máy và thương mại.

- Cập nhật tình trạng lô hàng cho Khách Hàng đúng lúc và kịp thời.

- Kết hợp với các BP liên quan để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho Khách hàng.

III. Mô tả công việc

Hạng mục công việc

Tỉ trọng

Các nhiệm vụ chính

Pricing giá

25%

- Nhận các inquiry từ Khách hàng hoặc Salesman
- Kiểm tra và thương lượng giá với hãng tàu, agent và coloader để có giá tốt nhất;
- Báo giá cho Khách hàng trường hợp nhận Inquiry trực tiếp từ Khách;
- Tiếp nhận các phản hồi của Salesman hoặc Khách hàng về báo giá và phản hồi lại cho hãng tàu, agent, coloader;
- So sánh giá để nắm được hãng tàu, agent hay coloader nào có báo giá tốt nhất;
- Tham gia bidding theo yêu cầu của Khách hàng nhà máy;
- Đánh giá agent định kỳ theo yêu cầu của BD;

Booking và làm hàng theo quy trình

35%

- Xây dựng SOP theo yêu cầu của Khách hàng nhà máy và theo dõi các lô hàng theo quy trình đó;
- Nhận booking từ Khách hàng hoặc Salesman sau đó gửi thông tin cho agent làm hàng;
- Tạo booking trên hệ thống hãng tàu với các lô hàng booking đầu Việt Nam sau đó gửi cho agent để làm hàng;
- Theo dõi lịch trình và tiến độ làm hàng với Agent, hãng tàu, airlines;
- Update lịch trình và tiến độ lô hàng cho Khách hàng;
- Giải đáp các thắc mắc của Khách Hàng;
- Giải quyết các vướng mắc với agent trong quá trình làm hàng;
- Hướng dẫn agent làm vận đơn và kiểm tra vận đơn;
- Gửi chứng từ cho DOCS theo dõi lô hàng;
- Kiểm tra DN/CN và xác nhận với Agent/ hãng tàu/ coloader.

Giải quyết các vấn đề phát sinh

20%

- Giải quyết các khiếu nại của Khách hàng;
- Làm việc với Airlines, hãng tàu, agent giải quyêt các vấn đề phát sinh như hàng về sai FHL, FWB, sai GW, sai số kiện, có bất thường, hàng delay tại cảng chuyển tải, free time, ...;
- Giải quyết các vấn đề liên quan tới chi phí của lô hàng như sai DN/CN, các chi phí phát sinh so với báo giá của agent, hãng tàu, coloader,...;
- Làm việc với bảo hiểm trong trường hợp mất hoặc hỏng hàng;
- Hỗ trợ các thành viên trong phòng cùng giải quyết các vấn đề phát sinh

Báo cáo và đánh giá

10%

- Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo tháng theo yêu cầu của TBP;
- Thực hiện báo cáo với các lô hàng có phát sinh tranh chấp;
- Đánh giá các công việc phát sinh trong tuần, trong tháng và đưa ra các kiến nghị, đề xuất, giải pháp nếu có;
- Làm báo cáo tự đánh giá theo quý/ năm;

Các nhiệm vụ khác

10%

- Tham giao đào tạo theo yêu cầu của Công ty;
- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của TBP/ GĐVP/Công ty;
- Hỗ trợ các đồng nghiệp khác trong phòng trong thời gian nghỉ sinh, nghỉ phép, ...
- Hỗ trợ Salesman nếu cần;
- Chăm sóc Khách hàng theo phân công của Công ty;
- Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới khi cần;

IV. Quan hệ báo cáo

Báo cáo trực tiếp

Phó Phòng và Trưởng Phòng hàng nhập

Báo cáo gián tiếp

Phó GĐ và GĐVP

Quản lý trực tiếp

V. Các mối quan hệ bên trong, bên ngoài

Bên trong

Bên ngoài

- Phó GĐVP, GĐVP;
- Phó phòng, Trưởng Phòng;
- Nhân viên CSV/ Docs trong phòng;
- Các phòng ban khác;

- Agent, hãng tàu, coloader, airlines;
- Khách hàng;
- Hải quan, kho hàng, các VP khác;
- Các đối tác khác;

VI. Yêu cầu

Học vấn, Kinh nghiệm:

- Trình độ: Đại học, chuyên ngành Kinh tế ngoại thương, Logistics;

- Trình độ Tin Học: thành thạo Word/ Excel, sự dụng thành thạo máy vi tính, email và các công cụ làm việc trên máy tính;

- Có kinh nghiệm 2-3 năm ở vị trí tương đương, và có kinh nghiệm làm hàng nhà máy;

- Tiếng Anh: Toeic 700 trở lên hoặc trình độ tương đương;

Kiến thức:

- Có kiến thức sâu rộng về ngành nghề giao nhận vận tải trong nước và quốc tế.

- Có kiến thức về Incoterms, thanh toán quốc tế, bảo hiểm hàng hóa trong vận tải quốc tế.

- Soạn thảo văn bản, hợp đồng, công văn

- Công việc yêu cầu có kỹ năng, tích lũy kiến thức và kinh nghiệm từ 2 đến dưới 3 năm

Kỹ năng & Năng lực

- Kỹ năng kỹ thuật: Có kỹ năng về dịch vụ khách hàng

- Kỹ năng giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe. Kỹ năng đàm phán tốt với các đại lý nước ngoài, nhà thầu phụ và các bên cơ quan hữu quan.

- Kỹ năng Giải quyết vấn đề và lập kế hoạch, sắp xếp công việc khoa học;

- Kỹ năng thuyết phục, xoa dịu khách hàng

- Có khả năng chịu áp lực;

- Khả năng làm việc ngoài giờ khi có phát sinh

Apply Now

Refer a friend

Share this job